Se oye y se lee mucho sobre cajas registradoras, pero ¿qué es una caja registradora exactamente? ¿cuál es la definición de caja registradora? ¿qué tipos existen y quién ofrece soluciones de caja que cumplan la normativa española?
A continuación, hemos recopilado la información más importante sobre el tema de las cajas registradoras para que puedas tener más datos a la hora de hacer tu elección. ¿No tienes tiempo? Aquí tienes lo principal resumido para ti. ¡Comencemos!
Conociendo mejor la definición de caja registradora y en qué consiste
- ¿Qué es una caja registradora?
- ¿Es obligatorio tener una caja registradora?
- ¿Cuáles son las alternativas?
- ¿Cuáles son las ventajas de utilizar una caja registradora online?
- Requisitos de un sistema de caja
- ¿Qué cajas registradoras existen en el mercado?
- Proveedores de cajas registradoras que cumplen la ley
- Alternativas a las cajas registradoras clásicas: cómo pueden ayudarte los programas en línea
¿Qué es una caja registradora?
Una caja registradora se considera un sistema de registro electrónico y garantiza, entre otras cosas, que los recibos se preparen correctamente.
Según la Wikipedia la definición de caja registradora es: “Una unidad, mecánica o electrónica, diseñada para realizar el cálculo y facturación de la compra de un cliente. Estos dispositivos traen integrado un cajón para guardar el dinero y usualmente al cerrarse se da por terminada la transacción comercial”.
Dependiendo de la fuente, el texto de la ley y el país, la definición de caja registradora varía ligeramente.
Sin embargo, todas coinciden en que las cajas registradoras son sistemas de registro electrónico que registran las ventas en efectivo de bienes y servicios mediante el almacenamiento de datos y que generan los recibos asociados.
¿Es obligatorio tener una caja registradora?
Básicamente, en España, las empresas y los negocios no están obligados a utilizar una. Por lo tanto, eres libre de decidir si quieres utilizar una caja registradora sencilla, clásica, una online o si prefieres no usarla. Pero, ¿te conviene?
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¿Cuáles son las alternativas?
Hoy en día existen muchas alternativas a las cajas registradoras clásicas, antiguas y con pocas funcionalidades.
La gama de innovadores sistemas TPV que te ayudan a optimizar los procesos de tu negocio crece constantemente. Ahora hay para todos los sistemas operativos, por ejemplo puedes tener un TPV para Mac o un TPV portátil en tu móvil.
Además, hoy en día existen en el mercado cajas registradoras online que puedes utilizar en cualquiera de tus dispositivos, como tu iPad, iPhone, Smartphone, tableta o PC. Esto es posible mediante una aplicación de caja registradora que puede ser incluso específica para un sector de mercado, como por ejemplo una app para peluquería.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar una caja registradora online?
Algunas de las ventajas, no todas, son las siguientes:
– Alta eficacia
– Almacenamiento seguro del dinero
– Se minimizan las fuentes de error
– Posibilidad de sacar informes para evaluar el negocio
– Almacenamiento y archivo de documentos conforme a la ley
– Copias de seguridad de los recibos y del reporte Z
– Gestión de la tesorería para las más modernas
– Control del saldo de caja y gestión del efectivo
– Pequeño tamaño: hay cajas registradoras pequeñas, tanto como tu mismo Smartphone
– Sencillo y fácil manejo de la caja registradora
– Ahorro de papel si en lugar de imprimir recibos se envían por email.
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Requisitos de un sistema de caja
En España, es importante generar los recibos y facturas correctamente. Así como registrar las entradas y salidas de dinero, en efectivo o no.
Generar recibos conforme a la ley es, por lo tanto, un requisito indispensable.
Los datos de los recibos no deben ser manipulados o sobrescritos, de modo que una caja registradora moderna permite almacenar todos los datos de forma correcta. Evitaremos más de un disgusto de cara a una auditoría por parte de la Agencia Tributaria.
¿Qué cajas registradoras existen en el mercado?
Hay diferentes tipos de cajas registradoras dependiendo de las necesidades de cada usuario.
Las más modernas son las constan de un hardware de caja registradora (ordenador, tableta o teléfono móvil) y un software POS o programa de caja registradora, así como de dispositivos periféricos adicionales como una pantalla, una impresora, un terminal de tarjetas o un escáner.
El software de la caja registradora también puede estar basado en la web, es decir, el usuario inicia sesión a través de Internet.
En el mejor de los casos, el software también facilita el día a día de la empresa con interesantes funciones adicionales como la gestión de artículos, clientes y empleados o incluso el envío de recibos por WhatsApp.
Proveedores de cajas registradoras que cumplen la ley
Hay muchos fabricantes de cajas registradoras en el mercado. Para averiguar cuál es el mejor, puede, por ejemplo, preguntar a otros propietarios de tiendas de su zona para averiguar qué sistema de TPV utilizan y si están satisfechos con él.
Otra forma de informarse sobre los distintos proveedores de cajas registradoras es leer los numerosos testimonios de usuarios de cajas registradoras satisfechos.
También debe saber que la mayoría de los proveedores de sistemas POS y TPVs están especializados en determinados sectores y tipos de empresas. Por ejemplo, hay cajas registradoras para peluquerías o cajas registradoras para bares.
Alternativas a las cajas registradoras clásicas: cómo pueden ayudarte los programas en línea
El mercado de las cajas registradoras cambia constantemente. Cada vez aparecen nuevos modelos más innovadores. Poco a poco, la clásica caja registradora electrónica va perdiendo importancia.
La competencia es grande y nunca duerme. Hoy en día, los modernos sistemas de caja registradora ofrecen a las empresas una gama de servicios mucho mayor de lo que jamás podría ofrecer la caja registradora electrónica normal. ¿Qué queremos decir con esto? Pues que los sistemas de caja conectados a Internet se actualizan automáticamente.
Esto es una gran ventaja, sobre todo teniendo en cuenta los cambios legales que las autoridades publican constantemente. De este modo, no tendrás que lidiar todo el tiempo con leyes y normativas. Los sistemas de punto de venta se actualizan automáticamente para que siempre estén conforme a la ley.
Con un sistema POS innovador, ya no tendrás que preocuparte por la conformidad de tu caja registradora.
¿Dónde puedo encontrar una comparación con las cajas registradoras del mercado?
Si deseas obtener una visión general de los distintos sistemas de TPV del mercado, te recomendamos nuestro motor de búsqueda y comparador. Con él, podrás comparar fácilmente los distintos sistemas entre sí!
Se advierte de forma expresa que este artículo no sustituye al asesoramiento jurídico (fiscal).
