¿Qué es un sistema de caja registradora POS offline? ¿Cuál es la diferencia con una versión de caja registradora online? Estas y muchas más preguntas tienen respuesta en este artículo con algunas de las preguntas frecuentes. Sigue leyendo y estarás bien informado sobre los sistemas POS offline.
Un sistema POS offline se refiere a un sistema de punto de venta que puede funcionar sin una conexión constante a Internet. Aunque muchos sistemas POS modernos están diseñados para funcionar en línea y aprovechar las ventajas de la conectividad en la nube, también es importante que puedan operar de manera efectiva cuando la conexión a Internet es intermitente o inexistente.
Las preguntas más frecuentes en España sobre los POS offline
- ¿Qué es un sistema de caja registradora y POS offline?
- ¿Cuál es la diferencia con un sistema POS en línea?
- ¿Es ventajoso para los propietarios de comercios?
- ¿Cuáles son las ventajas de una caja registradora y sistema POS offline?
- Las ventajas de una caja registradora POS offline de un vistazo
- ¿Cuáles son las desventajas de un sistema de caja y POS offline?
- Aviso importante sobre la revolución digital
- Un breve resumen de lo que debes guardar
- ¿Qué proveedores hay?
- ¿Qué gastos tiene una caja registradora y sistema POS offline?
¿Qué es un sistema de caja registradora y POS offline?
En comparación con una caja registradora online, un sistema POS offline no requiere una conexión permanente a Internet para funcionar. Ni para el registro inicial ni para el funcionamiento posterior en el día a día del negocio. Además, no se almacenan en la nube datos sobre, por ejemplo, las ventas generadas.
Si estás buscando una solución de caja registradora para tu negocio en España, inicialmente te enfrentarás a la pregunta: ¿Prefiero utilizar un sistema online o prefiero una caja registradora offline?
Esta decisión no sólo tiene un impacto significativo en los costes posteriores. También hay que tener en cuenta otros aspectos. Ya sea una cuestión de conexión a Internet y riesgos de virus o una posible selección limitada de los accesorios que necesita.
Ambos sistemas de caja registradora -online y offline– tienen sus ventajas y desventajas. Hay mucho que tener en cuenta, vamos a verlo.
¿Cuál es la diferencia con un sistema POS en línea?
Un sistema de punto de venta online se caracteriza por una conexión permanente a Internet, a través de un navegador web. Esto significa que no es necesario instalar ningún software, ya que siempre se trabaja con la última versión.
El principal argumento a favor de un sistema de caja registradora online es que esta variante utiliza un navegador web.
Esto te ofrece una elección de hardware muy flexible, ya que los sistemas de caja registradora en línea en el navegador funcionan igual de bien en sistemas iOS, Windows o Android. Podrás tener tanto una caja registradora para Android como un punto de venta para iOS, para cualquier sistema operativo.
Otra gran ventaja de un sistema POS online es que no tiene que instalar ningún software de puntos de venta para negocios. No importa el navegador que desees utilizar.
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¿Es ventajoso para los propietarios de comercios?
Cuando compras un sistema de caja con TPV completo a un distribuidor, la instalación y la configuración básica ya están hechas. No tienes que preocuparte ni por la instalación y ni por la configuración.
Por supuesto, con la mayoría de los programas de caja registradora no es un reto instalar o configurar el software. Pero aun así te llevará un tiempo limitado hasta que el sistema esté listo para funcionar.
En el caso de los TPVs online, también es importante tener en cuenta que hay sistemas de caja registradora virtual y online que sólo funcionan con un determinado sistema operativo. Lo mejor es informarse detalladamente y dejarse asesorar por expertos.
No todos los comerciantes o empresarios ven como una ventaja el hecho de poder ver los datos de ventas a través de Internet incluso cuando están fuera del negocio, por ejemplo, cuando están de vacaciones.
Mucho más útil es la posibilidad de que, en caso necesario, un empleado del equipo de atención al cliente del proveedor se conecte al sistema de caja para ayudar a tu empleado directamente in situ. Esto es especialmente útil para problemas de instalación o configuración. Aquí existe una posibilidad sencilla de recibir atención personalizada en línea a través de la conexión a Internet.
Como desventaja es que cuando se trata de accesorios para cajas registradoras, como impresoras para el recibo, la elección suele ser limitada porque normalmente deben tener interfaces especiales. Esto reduce las opciones de selección y posiblemente aumenta los costes, dependiendo del sistema de caja.
¿Cuáles son las ventajas de una caja registradora y sistema POS offline?
El bajo coste es una de las mayores ventajas de una caja registradora y sistema POS offline. Esto se debe a que sólo pagas el precio de compra de la licencia del software de caja registradora una vez. Después, sólo tendrás que pagar las actualizaciones, si procede.
Una caja registradora offline no requiere una conexión a Internet para funcionar. Esto no sólo reduce tus gastos operativos, sino también el riesgo de una posible infección por virus informáticos. Además, el sistema de caja registradora y POS offline es independiente de una conexión a Internet para funcionar.
En cuanto al hardware, es flexible y se puede utilizar casi cualquier PC. Si deseas crear tu propio sistema, sólo debes tener en cuenta los requisitos del sistema del software de caja registradora y POS offline deseado.
Además, todos los datos de facturación te pertenecen exclusivamente a ti como empresario. De este modo, no dependerás del proveedor de tu caja registradora en caso de problemas.
Por supuesto, con este sistema todos tus datos de facturación se almacenan en el POS local y no en algún lugar de Internet. Tienes plena soberanía sobre los datos y, afortunadamente, no dependes de tu proveedor si necesitas transferir tus datos a otro sistema POS.
Si el proveedor de tu software de caja registradora y POS offline cierra repentinamente, tu sistema seguirá funcionando sin restricciones hasta nuevo aviso. Esto también puede ser una gran ventaja.
Respecto a los accesorios de caja necesarios, como la impresora de recibos, tienes una selección mucho mayor con un sistema de caja registradora fuera de línea comparado con la variante en línea.
Puedes utilizar casi cualquier impresora de recibos que ofrezca un controlador para tu sistema operativo. Esto es posible con casi todas las impresoras de recibos de marcas conocidas.
Las ventajas de una caja registradora POS offline de un vistazo
- Los costes de adquisición de licencia y software son únicos: menor coste a largo plazo.
- No hay costes mensuales por la conexión a internet.
- Los datos de ventas sólo se almacenan localmente en el sistema: mayor privacidad y seguridad de datos.
- Menos vulnerabilidad a ataques cibernéticos: Sin riesgo de infección por virus al utilizar Internet.
- Mayor oferta de accesorios para cajas registradoras y sistemas informáticos de bajo coste.
- Funcionamiento sin conexión.
- Velocidad y rendimiento.
- Menos dependencia de proveedores de servicios en la nube.
- Disponibilidad en ubicaciones remotas.
- Mayor control sobre actualizaciones de software
Si quieres prestar más atención al precio, ser más flexible en la elección del hardware y quieres el mayor nivel posible de protección de los datos de tus ventas, te recomendamos que optes por una caja registradora y POS offline.
En la actualidad existen soluciones de caja registradora y POS offline completamente preinstalados para tabletas. Incluso con una impresora de recibos a juego, puedes conseguirlos por bastante menos de 900 euros. Puede encontrar una solución de caja registradora de este tipo, incluida una licencia de software de caja registradora adecuada, en Internet a través de muchos proveedores del mercado.
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¿Cuáles son las desventajas de un sistema de caja y POS offline?
Las cajas registradoras y POS offline tienen sus ventajas y también sus inconvenientes, comparables a la variante de caja registradora en línea. Sin embargo, éstas son de distinta naturaleza y deben evaluarse de forma diferente. También en este caso es importante sopesar los pros y los contras para tomar la decisión correcta.
Algunas desventajas pueden ser:
- Limitaciones en la sincronización de datos en tiempo real: puede llevar a problemas de gestión de inventario y dificultades para tomar decisiones en tiempo real.
- Falta de acceso a funciones basadas en la nube: Los POS basados en la nube ofrecen muchas características adicionales. Los POS offline no pueden aprovechar estas funcionalidades, lo que puede limitar la eficiencia y la capacidad de crecimiento de un negocio.
- Riesgo de pérdida de datos: Los POS offline almacenan datos localmente en dispositivos individuales, lo que puede aumentar el riesgo de pérdida de datos en caso de fallo del dispositivo, daño o robo.
- Dificultades en la gestión de múltiples ubicaciones: Si tienes varias tiendas o puntos de venta, la gestión de inventario y ventas puede volverse complicada con sistemas POS offline.
- Actualizaciones de software más complicadas: Mantener actualizado un sistema POS offline puede ser más complicado que mantener uno basado en la nube. Las actualizaciones de software deben realizarse en cada dispositivo individual, lo que puede ser más propenso a errores y requerir más tiempo.
- Mayor inversión en hardware y mantenimiento: Los sistemas POS offline suelen requerir hardware específico para funcionar, como ordenadores o tabletas.
- Dependencia de la calidad de la conexión a Internet: Aunque están diseñados para funcionar sin conexión a Internet, aún dependen de una conexión confiable para sincronizar datos y realizar actualizaciones.
Aviso importante sobre la revolución digital
Básicamente, te aconsejamos que seas lo más digital posible. Porque la revolución digital ya está en pleno apogeo en España. Y no se detendrá en tu empresa. Cuanto más digital seas, mejor. La mayor desventaja de una caja registradora y POS offline para ti es la siguiente:
A menos que compres un sistema de caja y TPV completo a un minorista en el que no se haya realizado ya la instalación y la configuración básica, este punto, es decir, la instalación y la configuración básica, depende de ti.
Por supuesto, no es muy difícil instalar o configurar la mayoría de los programas de caja registradora, especialmente bajo Windows. Pero aún así te llevará más o menos tiempo, dependiendo del programa y de los accesorios utilizados, hasta que el sistema esté completamente listo para su uso. Y la gestión del tiempo es oro, como sabemos.
Tampoco hay que descartar que puedan surgir problemas a la hora de instalar o configurar tu caja registradora y POS offline. Dado que no existe la posibilidad de un rápido soporte en línea debido a la falta de conexión a Internet, tendrás que acudir a otro lugar en busca de ayuda.
Ningún empleado podrá simplemente conectarse al POS de caja registradora y posiblemente resolver el problema. En este caso, la única opción es la asistencia telefónica y por correo electrónico. Sin embargo, la mayoría de los programas actuales de caja rara vez requieren una asistencia extensa y muchas preguntas pueden resolverse fácilmente por teléfono o correo electrónico.
Como comerciante, también tienes que lidiar con el tema de la copia de seguridad de los datos. Seguramente te preguntarás de qué hay que hacer una copia de seguridad y, sobre todo, cómo hacerlo.
Un breve resumen de lo que debes guardar
- Todos los datos de las transacciones
- Facturación
- Cierres del día
- Datos del libro de caja
- Descuentos
- Anulaciones
- Datos del saldo de caja
Te recomendamos que copies todos los datos relevantes en una memoria USB o en un segundo disco duro.
Crea otra copia de seguridad en un servidor, en una nube o similar. Tienes un periodo de conservación de 10 años tanto para el programa de caja como para los datos de las transacciones diarias.
Por seguridad, comprueba periódicamente que tus datos están correctamente guardados en un backup.
¿Qué proveedores hay?
Existen diversos proveedores de diferentes tipos de caja registradora offline. Tanto si se trata de pequeños dispositivos como de grandes sistemas o de un TPV portátil, existe una oferta adecuada para cada necesidad.
Ya sea una caja registradora para bar o cafetería, una caja registradora electrónica con más funciones o un sistema de caja algo mayor. La oferta es amplia.
Una caja registradora clásica, también conocida como «caja registradora de cajón», se maneja de forma puramente manual. Su funcionalidad no permite registrar nada electrónicamente. Los ingresos de efectivo del día se registran a mano, se archivan como informes diarios y se anotan en el libro de caja.
Por supuesto, el trabajo manual es una fuente de errores y es más adecuado, si acaso, para las pequeñas empresas. Este tipo de cajas también pueden encontrarse en mercados con encargados que atienden los puestos.
¿Qué gastos tiene una caja registradora y sistema POS offline?
Comprar una caja registradora pequeña puede ser una buena alternativa si la tienda no dispones de mucho espacio. Otros tipos son:
- Caja registradora gratis: hay versiones simples y efectivas que son gratuitas. Siempre puedes ampliar la funcionalidad básica contratando las opciones Premium. Pueden ser un buen comienzo.
- Caja registradora sencilla: Como modelo básico, muy limitada en funcionalidad. Cuestan entre 150 y 500 euros.
- Caja registradora digital: Estos sistemas de caja registradora cuestan entre 500 € y 1.000 € y ofrecen una gama más amplia de funciones.
Hay dos opciones diferentes para adquirirlas: licencias de alquiler o de compra. Las licencias de compra cuestan a partir de 120 euros y las de alquiler, unos 12 euros al mes. También en este caso merece la pena comparar los distintos proveedores.
Si quieres tener una visión general de los diferentes sistemas de cajas registradoras, puedes encontrar más información en Internet en el proveedor respectivo.
¡Te ayudamos!
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Se advierte de forma expresa que este artículo no sustituye al asesoramiento jurídico (fiscal).
