Especialmente para las pequeñas empresas y los autónomos que se encargan ellos mismos de su contabilidad, no siempre es fácil saber qué es exactamente lo que hay que registrar y guardar para que la gestión de la tesorería también sea considerada como correcta por la Agencia Tributaria de España. ¡Averigua más sobre el tema y no dejes ningún cabo suelto!
Es fundamental registrar de manera exhaustiva y precisa los ingresos y gastos diarios. Cada transacción, ya sea en efectivo, tarjeta u otro método de pago, debe quedar reflejada en los registros contables. Esto incluye no solo ventas, sino también compras, gastos operativos y pagos de nómina si aplica.
Registros para gestionar la tesorería de tu negocio
- ¿Qué se entiende exactamente por gestión de tesorería?
- La correcta gestión del efectivo en función del tipo de caja registradora
- Cómo gestionar la tesorería de las cajas registradoras
- Una mejor gestión con las cajas registradoras
- Conservación de recibos y documentos digitales para una correcta gestión de la tesorería
- Esto es lo que debe recordar sobre la gestión de tesorería
¿Qué se entiende exactamente por gestión de tesorería?
La gestión de tesorería constituye un registro constante de las operaciones en la caja registradora, abarcando principalmente ingresos y pagos con y sin efectivo. Tambien los pagos sin contacto.
Los requisitos de este proceso varían según la naturaleza y escala del negocio, así como el sistema de caja empleado. Para empresas y autónomos, el libro de caja se erige como prueba tangible de una gestión de tesorería efectiva y precisa.
La correcta gestión del efectivo en función del tipo de caja registradora
En líneas generales, las cajas registradoras se dividen en dos categorías principales según el tipo de caja registradora: las cajas registradoras abiertas y las cajas registradoras tradicionales.
En la gran mayoría de los establecimientos, las cajas registradoras tradicionales son las preferidas y ampliamente utilizadas. Estas cajas, que han sido un pilar en la gestión de pagos durante décadas, ofrecen una interfaz familiar y funcional para los vendedores y clientes por igual.
Las cajas de tienda abierta, en las que los recibos se almacenan en un compartimento del mostrador o en la cartera del camarero, persisten especialmente en microempresas o establecimientos de restauración. Aunque representan una opción económica, también generan un trabajo adicional al gestionar los registros diarios.
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Cómo gestionar la tesorería de las cajas registradoras
En términos concretos, la gestión de caja para las cajas registradoras de los comercios abiertos tiene el siguiente aspecto: la caja registradora se cuenta diariamente y se registra en un protocolo de recuento y gestión del efectivo.
A partir de este registro, se elabora el informe de caja, que muestra el efectivo en caja al principio del día, al final del día, otros depósitos y gastos. Controla el saldo de caja constantemente.
Muchas modernas cajas registradoras facilitan toda la gestión con programas informáticos para el registro de las transacciones comerciales y la elaboración de informes de caja.
Una mejor gestión con las cajas registradoras
Las cajas registradoras y los sistemas de caja registradora y TPV para PC se encargan de parte del trabajo manual registrando todos los cobros y pagos individuales. Esto puede hacerse también con un TPV para tienda online si se trata de un comercio no físico.
Estos datos se almacenan y pueden recuperarse en cualquier momento. De este modo, es posible crear e imprimir fácilmente informes y recibos de forma automática. Todo con un manejo de la caja registradora sencillo.
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Conservación de recibos y documentos digitales para una correcta gestión de la tesorería
La gestión efectiva de la tesorería no solo se basa en el manejo diario del efectivo, sino también en la conservación adecuada de recibos y documentos. En un mundo cada vez más digitalizado, la transición hacia la conservación electrónica de estos registros se ha vuelto esencial para garantizar una gestión transparente y eficiente.
La conservación de recibos y documentos digitales aporta múltiples ventajas. En primer lugar, reduce la necesidad de espacio físico para almacenar papeles, lo que simplifica la organización y disminuye el riesgo de pérdida.
Además, facilita el acceso y búsqueda de registros, agilizando auditorías y consultas. Los documentos digitales también están respaldados por medidas de seguridad, como copias de seguridad en la nube, que resguardan la información de pérdidas o daños. Ya veras que importante es tener copia del reporte Z de caja.
Para lograr una correcta gestión de la tesorería, es vital elegir sistemas POS de registro y almacenamiento digital confiables y seguros. Esta evolución hacia lo digital no solo simplifica la administración financiera, sino que también garantiza el cumplimiento de requisitos legales y fiscales de España, allanando el camino para un manejo más preciso y proactivo de los recursos económicos de la empresa.
Esto es lo que debe recordar sobre la gestión de tesorería
Una tesorería bien gestionada también contribuye a evitar sanciones y multas relacionadas con errores contables o fiscales. Mantener registros precisos de ingresos y egresos facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y la presentación de informes financieros requeridos por las autoridades.
Una correcta gestión de la tesorería no solo asegura la estabilidad financiera y el éxito a largo plazo de una tienda, sino que también proporciona la base para tomar decisiones estratégicas informadas y cumplir con responsabilidades legales y fiscales.
En resumen, puede decirse, por tanto, que una correcta gestión de tesorería muestra los ingresos y gastos diarios de forma continuada en un libro de caja o en forma de informe de caja, según las necesidades, y que deben conservarse los documentos necesarios para ello.
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Se advierte de forma expresa que este artículo no sustituye al asesoramiento jurídico (fiscal).
