¿Estás buscando una caja registradora y no te decides entre un sistema de caja registradora online o fuera de línea? No te preocupes, vamos a responder a las preguntas más frecuentes sobre los sistemas de caja registradora online y a explicar la diferencia con la versión offline. Sigue leyendo.
La elección de un sistema de caja registradora online dependerá de las necesidades específicas de tu negocio, el sector en el que operas y tu presupuesto. Es importante investigar y comparar diferentes proveedores para encontrar el sistema que mejor se adapte a tus requerimientos.
¿Me interesa una caja registradora online? Vamos a ver las preguntas más frecuentes
- ¿Qué es un sistema de caja registradora online?
- ¿Cuáles son las diferencias entre sectores?
- ¿Qué novedades cabe esperar en el ámbito de los sistemas de caja registradora online?
- ¿Cuál es la diferencia con una caja registradora que no funciona en línea?
- ¿Cuáles son las ventajas de un sistema de caja registradora online?
- ¿Cuáles son las desventajas de un sistema de caja registradora online?
- Atención: el malware puede ser peligroso
- ¿Qué proveedores de sistemas de caja online hay?
- ¿Qué gastos tiene una caja registradora en línea?
¿Qué es un sistema de caja registradora online?
Y, ¿cómo funciona una caja registradora online? Pues se caracteriza por una conexión permanente a Internet y funciona a través de un navegador web. Esto significa que no es necesario instalar ningún software adicional. Además, las cajas registradoras online siempre disponen de la última versión, y en español.
Los costes de funcionamiento son un factor negativo del sistema TPV online. Además de las cuotas mensuales por el programa de caja registradora, también hay costes por la conexión a internet.
Debido a la conexión permanente a Internet, el sistema está cada vez más expuesto al peligro del malware. Por lo tanto, un software de punto de venta seguro es esencial. Además, el dispositivo no debe utilizarse para navegar por Internet fuera de las instalaciones ni para descargar otras aplicaciones.
¿Cuáles son las diferencias entre sectores?
Los requisitos de la caja registradora online varían según el sector. Dado que estas diferencias son a veces considerables, deberías evaluarlas individualmente.
En términos muy simplificados, las cajas registradoras virtuales online pueden dividirse en los destinados a la gastronomía, los proveedores de servicios (como peluquerías) y el comercio minorista.
Existen varios tipos de cajas registradoras online en el mercado. Por lo tanto, apenas es posible describir procedimientos operativos de aplicación general para todos los sistemas de caja registradora en línea. Cada caja registradora tiene sus propias instrucciones de funcionamiento.
Sin embargo, los siguientes procesos son típicos:
El empleado que utiliza la caja registradora registra los precios individuales de los productos o los servicios. ¿Cómo?
- Los números de artículos se introducen manualmente
- Se hace pulsando teclas fijas en la caja registradora
- O en la pantalla táctil, si es el caso de una caja registradora con pantalla.
En la mayoría de los casos, se escanea un código de barras para registrar la mercancía que se va a pagar. Esto es lo más rápido.
Una vez finalizado el proceso de registro, el sistema de punto de venta determina el importe a pagar. El cajero registra el importe pagado, lo que concilia la posición deudora del bien o servicio y la posición real del pago a realizar en la caja registradora.
A continuación, todas las cajas registradoras online muestran el importe del cambio a devolver al cliente, en caso de pago en exceso.
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¿Qué novedades cabe esperar en el ámbito de los sistemas de caja registradora online?
El desarrollo avanza cada vez más en la dirección del autoescaneado. En este caso, el cliente se encarga él mismo del proceso de pago con una caja registradora electrónica (sobre todo, cajas registradoras online).
Prácticamente no se necesita personal. En la actualidad, sin embargo, sigue siendo necesario personal para cierto tipo de productos.
Las cajas registradoras de autoservicio aún no están disponibles en todas partes. Sin embargo, es muy probable que se popularicen aún más en el mercado.
La interfaz de usuario utilizada debe ser muy agradable para el cliente, intuitiva y fácil de manejar. También es esencial una buena visión de conjunto. Para la comodidad de uso, suelen ser una caja registradora táctil donde el cliente interactúa a través de la pantalla sin necesidad de que exista un teclado físico. Esto hace que el manejo de la caja registradora sea sencillísimo.
¿Cuál es la diferencia con una caja registradora que no funciona en línea?
En comparación con una caja registradora online, un sistema de caja registradora offline no requiere una conexión permanente a Internet para funcionar. Ni para el funcionamiento ni para el registro previo. No se almacenan datos de ventas en una nube, ni hay costes de Internet. Para una mejor visión de conjunto, he aquí una lista de las ventajas de un sistema POS offline:
- Coste único de la licencia y el software
- Sin costes mensuales por la conexión a internet
- Los datos de ventas sólo permanecen localmente en el sistema
- Más variedad de accesorios para cajas registradoras, así como sistemas informáticos de bajo coste.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema de caja registradora online?
El argumento más ventajoso para el cliente a favor de un sistema de caja registradora online es que funciona a través de un navegador web.
Esto le permite una elección flexible del hardware, ya que algunos programas de caja registradora funcionan con la misma fiabilidad en sistemas iOS, Windows o Android. Otra gran ventaja de las cajas registradoras online es que no es necesario instalar ningún software. No importa qué navegador utilice. Así que siempre utilizas la última versión.
Sin embargo, también hay sistemas de caja registradora online que solo funcionan en un determinado sistema operativo, esto hay que tenerlo en cuenta. Lo mejor es informarse al respecto y dejarse asesorar.
Aunque no sea relevante para todo el mundo, tiene la ventaja de que puedes consultar los datos de facturación a través de Internet incluso cuando estás fuera de la empresa, por ejemplo, cuando estás de vacaciones, en España o no. De este modo puedes llevar un exhaustivo control de la gestión de la tesorería, por ejemplo.
Mucho más interesante es la posibilidad de que, en caso necesario, un empleado de soporte pueda conectarse al sistema de TPV en línea para ayudar al empleado directamente in situ en el sistema POS con preguntas o problemas.
Las ventajas de un vistazo:
- Uso a través del navegador web
- Elección flexible del hardware
- Actualización automática del sistema
- No es necesario instalar software.
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¿Cuáles son las desventajas de un sistema de caja registradora online?
La mayor desventaja es, sin duda, que se incurre en gastos continuos. Puede tratarse de pagos mensuales, tasas o licencias. También hay que tener en cuenta el almacenamiento de los datos de facturación en Internet por parte del proveedor correspondiente.
Una conexión a Internet estable necesaria también puede ser un factor no despreciable que debe tener en cuenta.
Las desventajas de un vistazo:
- Gastos mensuales del software de caja registradora.
- Gastos mensuales de la conexión a internet.
- En caso de fallo de Internet, puede que no sea posible utilizar la caja registradora.
- Se requiere un hardware básico caro, dependiendo del software de caja utilizado.
- Los datos de ventas se almacenan en la nube con el proveedor.
- Mayor riesgo de ser víctima de virus o malware.
- Oferta limitada de accesorios para cajas registradoras.
A corto plazo, unas cuotas de entre 30 y 90 euros al mes por tener internet no parecen mucho, pero a largo plazo pueden acumularse gastos considerables. Sobre todo porque estos costes mensuales no suelen incluir los costes de hardware. También debes tener en cuenta que, con una caja registradora de este tipo, todos los datos de ventas se almacenan en algún lugar de Internet. Tienes que pensar detenidamente si deseas esto.
Atención: el malware puede ser peligroso
Otro riesgo que no debe subestimarse para una caja registradora online con conexión permanente a Internet son diversos programas maliciosos (virus) que pueden instalarse de forma totalmente inadvertida. Por lo tanto, deberías instalar siempre software de seguridad actualizado en tu sistema. Asegúrate también de no utilizar aplicaciones innecesarias que puedan dañar el sistema POS.
Cuando se trata de accesorios para cajas registradoras, como impresoras para el recibo, la elección suele ser limitada porque normalmente tienen que tener interfaces especiales. Esto reduce la elección de opciones y, dependiendo del sistema TPV, puede aumentar los costes incurridos.
Sin embargo, es ventajoso. Si compras un sistema de caja registradora TPV completo a un distribuidor, la instalación y la configuración básica ya están hechas. No tienes que preocuparte por la instalación y la configuración básica. Por supuesto, la mayoría de estos programas no son difíciles de instalar ni configurar.
Pero aun así lleva más o menos tiempo hasta que el sistema está listo para su uso y el de su negocio. En caso de problemas con la instalación o la configuración, hay posibilidades sencillas de utilizar la asistencia en línea gracias a la conexión a Internet.
De esta manera, un empleado puede simplemente conectarse a dicha caja registradora sencilla y resolver el problema contigo.
¿Qué proveedores de sistemas de caja online hay?
Dependiendo del sector, existen diferentes requisitos. Por ejemplo, hay sistemas específicos para comercios minoristas, peluquerías o negocios de restauración como bares. Por lo tanto, existen diferentes soluciones y, por supuesto, también proveedores que venden modelos con las funciones adecuadas adaptadas al mercado de España.
Los empresarios que utilizan un sistema de caja registradora a su medida ahorran tiempo (gracias a una mejor gestión del tiempo) y dinero y mejoran la fidelidad de sus clientes. Por lo tanto, elegir el proveedor adecuado es un punto importante.
Un ejemplo de proveedor de sistemas de caja registradora online disponible es helloCash. Hay más proveedores, y este es solo un buen ejemplo.
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Los proveedores venden cajas registradoras online que funcionan en el navegador o una aplicación de caja registradora. De este modo, puedes utilizar tu PC o smartphone actual y no necesitas ningún hardware adicional, excepto una impresora para imprimir los recibos de compra.
Puedes encontrar mucha información detallada en Internet. Los testimonios de compradores y usuarios anteriores sobre los distintos proveedores también son muy útiles. Infórmate bien para tomar tu decisión. Sólo así sabrás qué sistema de caja registradora online es el mejor para ti.
¿Qué gastos tiene una caja registradora en línea?
Los costes de un sistema de caja registradora online varían. Entre otras cosas, depende del sector de la empresa. Una caja registradora para bar o restaurante, por ejemplo, tiene requisitos muy diferentes a los de una caja registradora para peluquería o tienda.
Se puede distinguir entre costes de hardware y costes mensuales de funcionamiento. Las siguientes compras se consideran esenciales o muy recomendables para pequeñas y medianas empresas.
Los costes de un vistazo:
- Pantalla táctil
- Cajón portamonedas
- Impresora de recibos
Los costes totales oscilan entre un mínimo de 360 euros y un máximo de 3.000 euros para la gama premium. Aunque también hay que destacar que existen versiones de caja registradora gratis para comenzar que a veces es más que suficiente para negocios pequeños.
Además del hardware necesario, hay equipos y accesorios opcionales que sólo son relevantes para determinados negocios, como un terminal para aceptar pagos con tarjeta y una impresora de recibos. También se aplican distintos costes. También aquí puedes y debes pensar detenidamente qué hardware necesitas realmente.
¡Vamos!
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Se advierte de forma expresa que este artículo no sustituye al asesoramiento jurídico (fiscal).
